Как без аврала подготовить январскую отчетность?

23 Дек 2013 | Статьи | Бухгалтер | 741 | голосов: 1

В статье даны практические советы о том, как организовать работу в декабре, чтобы в январе успеть и отдохнуть, и вовремя, без аврала, сдать всю необходимую отчетность.

Не позднее 15 января нужно сдавать в ФСС расчетную ведомость за истекший год, а 20 января - декларацию по НДС за IV квартал. Баланс во многих компаниях также нужно свести к концу января. Поэтому нередко, чтобы все успеть и уложиться в сроки, бухгалтеры вынуждены выходить на работу уже 3 января.

Чтобы хорошо отдохнуть в новогодние праздники и при этом избежать пост-праздничного аврала и как следствие возможных ошибок в отчетности, рекомендуется придерживаться советов данных ниже.

Совет №1. Подписать у руководителя приказ об ускоренном закрытии года

Будут ли бухгалтеры работать в праздники, зависит не только от них самих, но и от других сотрудников компании. А именно тех, кто отвечает за своевременную передачу бумаг. Ведь часть документов за отчетный месяц приходит в бухгалтерию только в следующем.

Чтобы ускорить процесс подготовки отчетности, нужно подготовить специальный приказ от имени генерального директора. Установить в приказе сокращенные сроки сдачи первичной документации. Кроме того, в приказе надо четко оговорить сроки, в которые будут закрыты счета и сформирована отчетность.

Совет №2. Закрыть те счета, итоги по которым можно подвести в декабре

Сэкономить праздничное время можно на счетах, которые без особых усилий можно полностью закрыть до 31 декабря. Это в первую очередь счета учета денежных средств (50 и 51). Чтобы закрыть их 31 декабря, просто нужно напомнить ответственному бухгалтеру, чтобы он проводил все операции по кассе и расчетному счету день в день.

Есть счета, которые можно закрыть предварительно, используя метод «по начислению». Тогда в январе нужно будет лишь скорректировать отклонения. (!) Вносить точечные поправки всегда проще, чем проводить весь период полностью.

Например, счет 70 «Расчеты с персоналом». Невозможно заранее знать, сколько человек уволится, заболеет или уйдет в отпуск. Однако вполне реально распорядиться, чтобы руководители подразделений принесли в бухгалтерию плановые табели учета рабочего времени. Вот на основании этих документов бухгалтерия и покажет начисления.

Совет №3. Проверить документы за ноябрь, октябрь и все предыдущие месяцы года

Закрыть к 31 декабря счета, где компания отражает расчеты с контрагентами (60 и 62) и ТМЦ (10, 41, 43), проблематично, ведь эти операции сложно планировать. Скажем, отгрузка может произойти совершенно неожиданно, особенно прямо перед новогодними праздниками. Но и на этих участках можно оптимизировать работу. Чтобы снизить нагрузку на бухгалтерию в январе, в конце года надо закрыть обороты за ноябрь, октябрь и все предыдущие месяцы года (если что-то еще не закрыто). Причем сделать это бухгалтер участка должен не на словах, а предоставить распечатанную и подписанную оборотно-сальдовую ведомость.

Если не получается закрыть прошлые месяцы из-за отсутствия первичных документов, нужно требовать их от ответственных сотрудников на основании приказа об ускоренном закрытии года. Документам за ноябрь и все предыдущие месяцы в приказе должен быть посвящен отдельный пункт. В интересах главного бухгалтера, чтобы этот пункт предусматривал наиболее суровые санкции: например, лишение премии.

Совет №4. Организовать сверку с контрагентами и бюджетом

Если какие-то операции предыдущих месяцев не подтверждены документами (нет даже факсовых или скановых копий), то восстановить бумаги можно, обратившись к контрагентам. Заодно можно провести сверку с клиентами компании, чтобы уточнить взаимные обязательства.

Перед тем как высылать контрагентам акты сверки, необходимо чтобы ответственное лицо проверило выданные и полученные авансы. Для этого ему надо подготовить служебные записки руководителям ответственных подразделений. Коллеги должны подтвердить обоснованность предоплаты, или предоставить документы, на основании которых тот или иной аванс следует закрыть.

Одновременно можно провести сверку с бюджетом и внебюджетными фондами. Это позволит разобраться с зависшими и непонятными суммами, которые образовались в течение 11 месяцев 2013 года.

голосов: 1