Форма СЗВ-М. Как заполнить и сдать новую форму ежемесячной отчетности
4 мая 2016 | Статьи | Бухгалтер | 2 861 |
Впервые сдать новую форму СЗВ-М для ежемесячной отчетности в ПФР нужно не позднее 10 мая 2016 года. В статье рассмотрены наиболее важные вопросы, касающиеся заполнения и представления нового отчета.
С апреля 2016 года все страхователи обязаны ежемесячно представлять в территориальные подразделения ПФР сведения по каждому физическому лицу, с которым оформлены трудовые или гражданско-правовые отношения. Сведения надо подавать по форме СЗВ-М, которая утверждена
Кто и куда должен представлять форму СЗВ-М
Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11
На основании новой ежемесячной отчетности ПФР планирует отслеживать факты работы пенсионеров. Это нужно для того, чтобы ограничить им индексацию пенсий. Тем не менее, сведения по форме СВЗ-М необходимо представлять на всех застрахованных работников, независимо от их возраста и наличия у них права на пенсию.
В
- в отношении физлиц, работающих по трудовому договору, СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам;
- в отношении застрахованных лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, СЗВ-М представляется при условии начисления страховых взносов на вознаграждения, выплачиваемые по таким договорам;
- при отсутствии застрахованных лиц, с которыми заключен трудовой договор или гражданско-правовой договор, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, СЗВ-М сдавать не нужно.
Состав формы СЗВ-М
Форма ежемесячного отчета СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах». Она состоит из четырех разделов. Прежде чем перейти к описанию формы, заметим, что чиновники не стали утверждать отдельный порядок для заполнения нового отчета. Однако некоторые пояснения, касающиеся составления СЗВ-М, приведены непосредственно в самой форме.
Общий вид формы СЗВ-М
Раздел 1. Реквизиты страхователя
В этом разделе следует указать сведения о страхователе: регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все реквизиты являются обязательными.
Раздел 2. Отчетный период
Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле «отчетный период», указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за апрель 2016 года нужно поставить «04»:
Напомним, что сведения на работников необходимо сдавать не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Ниже в таблице приведены сроки представления формы СЗВ-М за отчетные месяцы 2016 года.
Отчетный месяц | Срок представления отчета |
---|---|
Апрель | не позднее 10 мая 2016 года |
Май | не позднее 10 июня 2016 года |
Июнь | не позднее 11 июля 2016 года* |
Июль | не позднее 10 августа 2016 года |
Август | не позднее 12 сентября 2016 года* |
Сентябрь | не позднее 10 октября 2016 года |
Октябрь | не позднее 10 ноября 2016 года |
Ноябрь | не позднее 12 декабря 2016 года* |
Декабрь | не позднее 10 января 2017 года (если этот день не будет выходным) |
* Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.
В законодательстве нет запрета на сдачу формы СЗВ-М до окончания отчетного месяца. Например, представить отчет за апрель 2016 года непосредственно в апреле (до майских праздников). Предусмотрен лишь крайний срок сдачи отчетности - 10-е число месяца, следующего за отчетным. Поэтому, на наш взгляд, страхователь вправе представить форму СЗВ-М до окончания текущего отчетного месяца, а подразделение ПФР обязано принять такую отчетность. Однако необходимо иметь в виду, что если работодатель сдаст СЗВ-М до окончания отчетного месяца, но в этом же месяце примет на работу нового сотрудника и не отчитается за него, то это будет являться нарушением.
Раздел 3. Тип формы (код)
В этом разделе следует отметить один из трех кодов, которые обозначают тип представляемой формы:
- «исхд» - исходная;
- «доп» - дополняющая;
- «отмн» - отменяющая.
Исходная форма - это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые. Например, если он сдает первичный отчет за апрель 2016 года, то в разделе 3 нужно проставить код «исхд»:
Как видно из пояснений, приведенных в форме СЗВ-М, код «доп» следует вписать в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты подразделением ПФР. Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо дополнить уже сданную отчетность информацией об этом работнике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «доп». Что же касается кода «отмн», то он вносится в форму СЗВ-М, которая подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.
Порядок заполнения форм с кодами «доп» и «отмн» нигде не прописан. В связи с этим у бухгалтеров могут возникнуть вопросы о том, как именно надо составлять дополняющие и отменяющие отчеты СЗВ-М. Приведем несколько примеров:
- Страхователь представил форму СЗВ-М, в которую внес сведения о работниках, уволенных до начала отчетного периода. Нужно ли отменять весь первоначальный отчет (представить те же сведения, что и в исходном отчете, но указать код формы «отмн») или же в отменяющей форме достаточно перечислить только тех физлиц, которые в исходной форме были «лишними»?
- Страхователь решил дополнить исходный отчет сведениями о работниках, которые не были указаны в первоначальном отчете. В этом случае в форме с кодом «доп» следует перечислить только новых людей или же нужно отразить всех застрахованных лиц (в том числе и тех, кто был указан в исходной форме)?
- Страхователь намерен уточнить ИНН одного из работников, поскольку в исходном отчете была допущена ошибка. Нужно ли сначала отменить ранее направленные сведения (сдать форму с кодом «отмн»), а потом подать дополняющую форму? Или же достаточно представить только форму с кодом «доп»?
Однозначных ответов на эти вопросы нет. По мнению экспертов, в данных случаях, действовать нужно следующим образом::
- в дополняющей форме необходимо перечислить только тех физлиц, в отношении которых в исходной форме были допущены ошибки, а также тех застрахованных лиц, сведениях о которых не были внесены в исходную форму;
- в отменяющей форме следует указать только тех физлиц, сведения о которых нужно вообще удалить из исходных данных, загруженных в базу ПФР.
Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах
Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:
- ФИО (отчество указывается при его наличии);
- СНИЛС (указывается обязательно);
- ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).
Например, если у страхователя в отчетном периоде было всего два работника, то раздел 4 формы СЗВ-М будет выглядеть так:
В пояснениях к форме СЗВ-М не говорится о том, что в незаполненные поля формы следует вписать прочерки. Таким образом, если страхователь не имеет сведений об ИНН работника, то соответствующую графу нужно оставить пустой.
Кроме того, в пояснении к разделу 4 формы СЗВ-М сказано, что в данный раздел вносятся сведения о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, а также гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и другие виды договоров, с выплат по которым перечисляются взносы в ПФР). Обратите внимание, что в этом пояснении обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде. Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде имелись действующие трудовые договоры со страхователем. В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком). По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.
А как быть, если страхователь в отчетном месяце перечислил премию или другую выплату уволенному работнику, трудовой договор с которым был расторгнут до начала отчетного периода? Если следовать пояснению к разделу 4 формы СЗВ-М, то сведения на такого работника включать в отчет не нужно.
Также может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать «пустую» ежемесячную отчетность, если в компании числится только один директор (он же единственный учредитель), с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор?
Некоторые эксперты считают, что в этом случае представлять СЗВ-М не надо. Дело в том, что сведения о ФИО и СНИЛС работников заполняются обязательно. Никаких прочерков или пробелов в полях, предназначенных для отражения этих данных, быть не должно. Следовательно, если нет ни одного действующего договора с работником (а значит, и основания для заполнения раздела 4 формы СЗВ-М), то отчетность не сдается.
Кроме этого следует обратить внимание на формат, необходимый для сдачи СЗВ-М в электронном виде (он утвержден
Однако, по словам представителей региональных отделений ПФР, ежемесячный отчет СЗВ-М надо представить, даже если в компании трудится один сотрудник, то есть числится только директор-учредитель. На него и надо сдать ежемесячную форму. При этом не важно, есть начисления или нет. Если опоздать с отчетом или не сдать его, проверяющие оштрафуют компанию. При этом будет не важно, компания не сдала отчет вовсе или опоздала на день.
Учитывая, что единого мнения нет, данный вопрос, о необходимости представления СЗВ-М на директора - единственного учредителя, имеет смысл уточнить в своем территориальном подраздедении ПФР.
Подпись и печать
Если страхователь отчитывается «на бумаге», то после заполнения всех разделов форму СЗВ-М необходимо подписать, указать дату составления и поставить оттиск печати (при ее наличии). Напомним, что в настоящее время организации вправе не иметь круглую печать. Пример заполнения:
Обратите внимание: в форме СЗВ-М указано, что при подписании отчета нужно вписать «наименование должности руководителя». Однако, как было сказано в начале статьи, данную форму обязаны сдавать и страхователи, которые являются индивидуальными предпринимателями. В связи с этим возникает вопрос: должен ли ИП оставить пустым поле, которое предназначено для указания должности руководителя, или же нужно вписать в это поле слова «индивидуальный предприниматель»? Ответа на этот вопрос пока нет. Но в любом случае предприниматель должен заверить форму СЗВ-М своей личной подписью.
Также заметим, что в самой форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания «бумажного» отчета представителем страхователя. Поэтому можно предположить, что представитель, действующий на основании доверенности, не сможет подписать и сдать СЗВ-М за страхователя. Для сравнения напомним, что расчеты по форме РСВ-1 могут заверяться как плательщиками страховых взносов, так и их представителями (абз. 7 п. 3 Порядка заполнения формы РСВ-1, утвержденного
Сроки сдачи СЗВ-М
Форму СЗВ-М нужно передать в ПФР не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, начиная с отчетности за апрель, т.е. до 10 мая. Но в случае, если день сдачи отчета выпадает на выходной или праздничный (нерабочий) день, то осуществляется перенос срока на следующий рабочий день.
Сроки для сдачи СЗВ-М в 2016 году
Отчетный месяц | Крайний срок для подачи СЗВ-М |
---|---|
Апрель | до 10.05 |
Май | до 10.06 |
Июнь | до 11.07 (с переносом выходного дня) |
Июль | до 10.08 |
Август | до 12.09 |
Сентябрь | до 10.10 |
Октябрь | до 10.11 |
Ноябрь | до 12.12 |
Декабрь | до 15.01.2017 |
Согласно
Способ сдачи формы СЗВ-М
Если сведения за отчетный месяц представляются на 25 и более застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры), то страхователь должен сдать отчет СЗВ-М через интернет - в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).
Ответственность за непредставление формы СЗВ-М
Штраф за непредставление формы СЗВ-М в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Это означает, что любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции. Так, если форма СЗВ-М будет сдана позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 200 человек, то размер штрафа составит 100 000 рублей (200 чел. × 500 руб.).
Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Заметим, что в Законе № 27-ФЗ ничего не сказано о том, может ли подразделение ПФР оштрафовать страхователя, который исправил ошибку в исходном отчете СЗВ-М до того, как ее обнаружили в фонде.
Сдавать или нет нулевую СЗВ-М?
Сдавать СЗВ-М на единственного учредителя, который не получает зарплату и не заключал трудовой или гражданско-правовой договор, не нужно. Такой вывод следует из
Теперь фонд изменил свою позицию. Письмо № ЛЧ-08-26/9856 ПФР разослал в региональные фонды. Оно длинное и путаное. Но в ПФР подтверили, что не нужно сдавать отчет на единственного учредителя, если с ним не заключен договор и он не получает зарплату.
Специалисты на местах уже руководствуются новыми разъяснениями. Так, отделение ПФР по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области 3 августа опубликовало
Нужно ли выдавать сотрудникам копии СЗВ-М?
Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам (ст. 11, 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Выдать копию компания обязана в тот же срок, что и сдать форму в ПФР, т.е. не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. А в связи с тем, что с 1 января 2017 года сроки сдачи СЗВ-М сдвинут на 5 дней, предоставить копию работнику необходимо будет не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.