Оформление командировок и учет командировочных расходов
23 Июн 2013 | Статьи | Бухгалтер | 6 002 | 
голосов: 14
Инструкцию для бухгалтеров, с помощью которой можно быстро изучить или освежить в памяти ключевые вопросы, связанные с оформлением командировок и учетом командировочных расходов.
Командировка, согласно , - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка в филиал «своей» организации, который находится вне места постоянной работы, также считается командировкой. Это закреплено в пункте 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного .
Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, например, курьера или водителя-дальнобойщика, командировку для него оформлять не надо.
Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из , где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.
Продолжительность командировки
Работодатель вправе установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения о командировках). При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.
Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается, это признано ВАС РФ в постановлении .
На практике же компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, описано ниже.
Первый и последний день командировки
Первый день командировки - это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки - это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.
При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.
Оформление документов при командировке
Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку. Затем нужно оформить служебное задание, для этого можно воспользоваться унифицированной формой № Т-10а, утвержденной . В ней предусмотрены графы не только для самого задания, но и для отчета о выполнении. Если же форма № Т-10а не устраивает работодателя, он вправе ее видоизменить, либо разработать и утвердить свой собственный бланк.
Помимо этого надо заполнить командировочное удостоверение. Для него тоже существует унифицированный бланк (форма № Т-10). Но в нем не учтены некоторые моменты. В частности, в «шапке» предусмотрено только одно место назначения, хотя в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. Поэтому если форма № Т-10 не удобна для компании, она может разработать свой бланк. Такой вывод косвенно подтверждается .
Нет полной ясности относительно того, нужно выписывать ли командировочное удостоверение в случае «однодневной командировки». Чиновники из Минтруда в письме от 14.02.2013 № 14-2-291 полагают, что не нужно, однако специалисты Роструда в письме высказали противоположную точку зрения и заявили, что при служебной поездке длиною в один день удостоверение также необходимо, как и при более длинных командировках. Учитывая отсутствие единого мнения, можно смело предположить, что работодатель может выбрать любой вариант.
Наконец, организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.
Заполнение табеля учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
Если во время командировки работник трудился в свой выходной или праздничный день, то в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, то, согласно письму Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время.
Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. Однако справедливо считать, что дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник - это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.
Заработная плата за время командировки
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.
Однако, бывают случаи, когда компании оплачивают командировку не по среднему, а по фактическому заработку. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше для каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое - по среднему заработку, второе - по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.
Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные ().
Пример
Сотрудник находился в командировке с 24 по 28 июня 2013 года (пять рабочих дней). Все выплаты, полученные сотрудником за период с июня 2012 по май 2013 года включительно (12 месяцев), приведены в таблице ниже.
| Месяц расчетного периода | Вид выплаты | Сумма (руб.) |
|---|---|---|
| Июнь 2012 | оклад | 30 000 |
| Июль 2012 | оклад | 30 000 |
| Август 2012 | оклад | 30 000 |
| Сентябрь 2012 | оклад | 30 000 |
| Октябрь 2012 | оклад | 30 000 |
| Ноябрь 2012 | оклад | 30 000 |
| Декабрь 2012 | оклад | 5 714 |
| больничные | 19 000 | |
| Январь 2013 | оклад | 40 000 |
| Февраль 2013 | оклад | 40 000 |
| Март 2013 | оклад | 40 000 |
| Апрель 2013 | оклад | 40 000 |
| Май 2013 | оклад | 40 000 |
| Итого: | 404 714 |
Для вычисления величины среднего заработка, бухгалтер выяснил, что из 12-ти месяцев, предшествующих командировке, сотрудник полностью отработал только 11, а с 3 по 25 декабря 2012 года (17 рабочих дней) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не будет участвовать в расчете. В итоге средний заработок составил 385 714 руб.(404 714 - 19 000).
Затем бухгалтер вычислил количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 247 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно 230 (247 - 17).
Среднедневной заработок составляет 1 677,02 руб.(385 714 руб. : 230 дн.). Заработная плата за время командировки — 8 385,1 руб. (1 677,02 руб. х 5 дн.).
Компенсация командировочных расходов и суточные
Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы, которые перечислены в .
К таким расходам относятся:
- суточные;
- стоимость проезда;
- плата за наем жилого помещения;
- иные затраты, согласованные с работодателем.
Суточные
Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения о командировках).
Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.
В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны - в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках - в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».
При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой и в этом случае они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками.
В арбитражной практике есть примеры, когда судьи подтвердили: суточные при «однодневной командировке» освобождаются от взносов в ПФР () и учитываются в расходах ().
Оплата проезда
Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 . При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ). При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ) и платить страховые взносы (ч. 2 ).
Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.
Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена ().
Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме .
В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика. Такое мнение высказал Минфин России в письме . «Входной» НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме .
Оплата жилья
Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация может учесть при налогообложении прибыли. Также компания вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес-центров). Об этом говорится в подпункте 12 пункта 1 . «Входной» НДС по жилью разрешено принять к вычету (п. 7 ).
При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ) и платить страховые взносы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно - бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть реквизиты, которые перечислены в пункте 3 положения, утвержденного . Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС.
На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков (постановления , ).
Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России в письме .
Оплата питания
Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.
Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть дела, выигранные компаниями (). Но также есть дела, выигранные инспекторами ().
Наилучшим решением в данной ситуации - не отражать стоимость питания в налоговом учете, а взносы и НДФЛ лучше заплатить.
Загранкомандировки
У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.
Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за последний день загранкомандировки равен не 2 500 руб., а 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках, где говорится, что дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники Минфина изложили в письме .
Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в .
Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами
| Вопрос | Ответ | Реквизиты документа |
|---|---|---|
| Командировочное удостоверение | ||
| Можно ли списать в налоговом учете расходы на командировку, если в удостоверении нет отметок о прибытии и убытии? | Можно | |
| Какими документами можно подтвердить пребывание в командировке, если в удостоверении нет отметок о прибытии и убытии? | Приказом о направлении в командировку, служебным заданием и отчетом о его выполнении, проездными документами, гостиничными счетами | |
| Можно ли списать в налоговом учете расходы на командировку, если нет командировочного удостоверения, но наличествуют другие подтверждающие документы? | Можно | |
| Оплата проезда | ||
| Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на такси? | Освобождается | |
| Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки? | Освобождается | |
| Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника? | Можно | |
| Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города? | Можно | |
| Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена? | Нельзя | |
| Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета? | Можно | |
| Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица? | Можно | |
| Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой | Можно | |
| Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом? | Можно | |
| Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные? | Не нужно | |
| Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки? | Можно списать стоимость перелета до места пересадки | |
| Стоимость проживания и дополнительные услуги | ||
| Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ? | Можно. НДФЛ не удерживается | |
| Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей? | Можно | |
| Загранкомандировки | ||
| Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык? | Может | |
| Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы? | Можно | |
| Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете? | Можно | Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37 |
| В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку? | В пределах 20% от зарплаты | |
голосов: 14
