Инвентаризация расчетов
20 Дек 2012 | Новости | Бухгалтер | 5 250 | 
голосов: 11
Подробная инструкция, которая убережет от ошибок в учете заработной платы, дебиторской и кредиторской задолженности при закрытии года.
Все компании, прежде чем составлять годовую отчетность, должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Во время ревизии появляется необходимость провести сверку с контрагентами, просмотреть отгрузочные документы, зарплатные ведомости и многое другое. Все это требует времени. А значит, откладывать инвентаризацию не стоит. Лучше начать ее в декабре 2012 года. В этой статье подробно рассказано, как проверить расчеты с персоналом и прочими контрагентами, а также какие документы понадобится оформить при инвентаризации.
Какие документы понадобится оформить во время инвентаризации
| Документ | Зачем нужен документ | Какие данные заполнить |
|---|---|---|
| Приказ о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) | Чтобы начать инвентаризацию и установить сроки ее проведения | В приказе предусмотрите состав инвентаризационной комиссии и кто из работников ее возглавит. Обычно руководитель создает постоянную инвентаризационную комиссию, в состав которой входят сотрудники бухгалтерии и работники других служб. В приказе также надо указать, что ревизия проводится перед составлением годовой отчетности |
| Акт по форме № ИНВ-17 (включая приложение-справку) | Чтобы отразить результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, включая данные сверки взаимных расчетов | В форме № ИНВ-17 отразите результаты проверки всех видов расчетов — с персоналом, поставщиками и покупателями, ИФНС и фондами. В форме можно предусмотреть дополнительные графы. Например, если компания создает резерв по сомнительным долгам в налоговом учете, то лучше внести в акт и справку-уточнение, на сколько дней просрочена дебиторка. Форму № ИНВ-17 должны подписать все сотрудники — участники инвентаризационной комиссии |
| Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23) | Чтобы отразить результаты инвентаризации и показать: приказ руководителя выполнен | В журнале придется отразить даты начала и окончания инвентаризации, Ф.И.О. членов комиссии, результаты проверки (сумму в рублях) |
Расчеты с персоналом по заработной плате и подотчетным суммам
Какие счета проверять: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Проверив расчеты с персоналом, можно убедиться, правильно ли учтена зарплата, депонированные суммы и другие выплаты. А также можно выявить подотчетные суммы, по которым персонал не отчитался в срок.
Расчеты по заработной плате
О том, что надо проверить в расчетах по заработной плате, кратко написано в пункте 3.46 Методических указаний, утвержденных . Главное надо посмотреть, не осталось ли не выданных в срок сумм и, наоборот, не числится ли переплата. И если что-либо обнаружится, установить причины.
В первую очередь надо держать перед собой документы по расчету и выдаче заработной платы. Если деньги перечисляются на банковские карты сотрудников, то это ведомости по форме № Т-51. Платежная ведомость не заполняется. В этом случае перечисление денег сотрудникам подтвердит платежное поручение.
Если заработная плата выдается сотрудникам из кассы, то для проверки необходимо взять расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49 (когда заработная плата по ней и начисляется и выдается). Можно использовать две отдельные ведомости — расчетную и платежную (формы № Т-51 и № Т-53).
С 1 января 2013 года формы первичных документов и бухгалтерских регистров надо будет разрабатывать самостоятельно, утвердив их приказом руководителя. Это касается и тех бумаг, для которых ранее чиновники утвердили унифицированные формы.
Зарплатные ведомости лучше по-прежнему заполнять по привычным формам № Т-49, Т-51, Т-53. Ведь их компании обязаны применять на основании . В этом документе пока остаются ссылки на унифицированные формы зарплатных ведомостей.
Во время инвентаризации важно удостовериться, что суммы по счету 70 совпадают с цифрами, отраженными в ведомостях. А также с расходными кассовыми ордерами и платежными поручениями, составленными на основании ведомостей. В таблице ниже рассмотрены сложные ситуации, с которыми часто сталкивается бухгалтерия, заполняя ведомости.
Сложные ситуации при расчетах с персоналом
| Ситуация | Вопрос | Ответ |
|---|---|---|
| Сотруднику полагается разовая выплата. Например, премия | Можно ли деньги из кассы выдать по расходному кассовому ордеру, не заполняя ведомость | Да, можно. Зарплату можно выдавать не только на основании расчетно-платежной или платежной ведомости, но и по «расходнику». Этот вывод следует из пункта 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций |
| В кассе находится депонированная заработная плата | Можно ли депонированную зарплату не возвращать в банк, а потратить на другие цели | Нельзя, инспекторы могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины. Отстоять свою правоту можно попытаться лишь в суде |
| Бухгалтер допустил ошибку, заполняя зарплатную ведомость | Можно ли исправить ведомость или надо заполнять новый документ | Да, можно исправить. Для этого бухгалтеру надо зачеркнуть неверную сумму, написать правильное значение, поставить дату и свою подпись. Не допускаются исправления только в кассовых документах. Однако расчетно-платежная и платежная ведомости к таковым не относятся. Кассовые документы — это приходные и расходные ордера. На это прямо указывает пункт 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций |
| Деньги под отчет перечислены сотруднику на карту | Обязательно ли получать с работника заявление на выплату денег | Нет. Заявление обязательно, если подотчетные суммы выдаются наличными из кассы |
Депонированные суммы
Заработная плата, которую сотрудники вовремя не получили в кассе компании, надо депонировать, чтобы вернуть в банк (в том случае, когда деньги выдаются из кассы). Если же зарплата перечисляется на карты, то депонированных сумм не будет. Срок, в течение которого кассир должен выдать исчисленную зарплату, определяет руководитель. Необходимо проверить, есть ли в компании такой приказ директора. Установленный в документе период не может превышать пяти рабочих дней.
Суммы, которые нужно депонировать, надо отражать в специальном реестре. На это указывает пункт 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций № 373-П. Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Но в нем должны быть предусмотрены следующие обязательные реквизиты. Это название компании, дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер расчетно-платежной или платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших деньги, их табельные номера при наличии, суммы по каждому человеку и общий итог, а также подпись кассира, ее расшифровка. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты.
Также надо убедиться, что в ведомости по форме № Т-49 или № Т-53 заполнена строка о депонированной сумме. В таком случае поступившая в кассу зарплата (в шапке ведомости) и сумма, выплаченная сотрудникам (итог в ведомости), будут различаться.
Если при сверке суммы по кредиту счета 70 на конец года выявляется какая-либо задолженность по зарплате, которая не была вовремя депонирована, то необходимо составить реестр депонированных сумм и отразить в декабре следующую проводку:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована не выданная в срок заработная плата.
После того как депонированные суммы выплачены сотрудникам, надо сделать запись по дебету счета 76 и кредиту счетов 50, 51.
Переплаты работникам
Необходимо проверить, есть ли по каким-нибудь работникам дебетовое сальдо по счету 70. Если да, то надо убедиться, что тут нет ошибки. Дебетовое сальдо по счету 70 означает, что компания выплатила работнику лишние суммы. Это может произойти и по объективным причинам. К примеру, когда работник получил аванс, а позже принес листок нетрудоспособности. Выплата по итогам месяца (больничное пособие и деньги за отработанную часть месяца) может оказаться меньше аванса. Ведь пособия уплачиваются в пределах лимитов, установленных ФСС. И если заработная плата сотрудников выше нормативов, то аванс может оказаться больше итоговой суммы. Переплату можно учесть при начислении и выдаче зарплаты в следующем году.
Расчеты с подотчетными лицами
Проверяя подотчетные суммы, надо помнить, что с 2012 года действуют новые кассовые правила (Положение ЦБР № 373-П). Так, с 1 января выдавать наличные деньги под отчет можно только на основании заявления работника.
Надо проверить, придерживаются ли сотрудники сроков, на которые им выдали подотчетные суммы. Так, в течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник должен вернуть неизрасходованный аванс или отчитаться по нему. Если же подотчетник вышел на работу позже, например после командировки, то срок продлевается. Тогда три дня надо отсчитывать с момента, когда сотрудник вышел на работу. По израсходованным средствам работники отчитываются по унифицированной форме № АО-1.
Если работник вовремя не отчитается в бухгалтерии или не приложит к форме № АО-1 подтверждающие документы, инспекторы могут исчислить с выданных сумм НДФЛ. То же самое может произойти в ситуации, когда сотрудник потратил деньги не на те цели, на которые они предназначались. Право не удерживать с работника НДФЛ можно отстоять только в суде. И арбитры зачастую встают на сторону налогоплательщиков. Пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011. Но судиться с ИФНС готовы далеко не все. Поэтому имеет смысл отслеживать, чтобы работники вовремя сдавали авансовые отчеты и другие документы.
Расчеты с поставщиками и покупателями
Какие счета проверять: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Расчеты с поставщиками
Проверяем обороты и остатки по счетам 60 и 76. Тут надо уделить особое внимание учету неотфактурованных поставок, а также оплаченным, но не полученным товарам. Такие рекомендации есть в пункте 3.45 методичек по инвентаризации.
Сперва надо провести сверку взаимных расчетов с поставщиками, а все итоги зафиксировать в акте инвентаризации по форме № ИНВ-17. Заполненный образец смотрите ниже.
Неотфактурованные поставки
Неотфактурованными считаются товары, которые поступили в компанию без сопроводительных документов. Такие товарно-материальные ценности принимаются к учету на основании акта по форме № ТОРГ-4. Документ утвержден . Необходимо проверить, чтобы все неотфактурованные поставки 2012 года были подтверждены такой формой.
После того, как документы получены от продавцов, необходимо удостовериться, что стоимость была скорректирована правильно (если бумаги пришли в текущем году). Причем по реализованным ценностям придется пересчитать себестоимость продаж. Такие правила закреплены в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (документ утвержден ). А что делать, если документы поступят уже после того, как будет представлена годовая отчетность? Тогда разницу между первоначальной оценкой и той, которая указана в документах, можно будет отнести на прибыль или убыток прошлых лет. Проводка будет следующей:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 — увеличена стоимость неотфактурованных товаров после получения от поставщика документов. Если же стоимость уменьшается, то необходимо сделать обратную проводку.
Оплаченные, но не полученные товары
Необходимо проверить, по каким поставщикам в учете компании висит дебетовое сальдо по счету 60 (76). Скорее всего это те продавцы, которым были перечислены авансы в счет будущих поставок. Во время ревизии важно убедиться, что дебиторская задолженность не просрочена. Если же срок нарушен, то в бухучете под такую дебиторку придется создавать резерв по сомнительным долгам.
Расчеты с покупателями
Теперь проверим остаток по счету 62. Для этого надо свериться с покупателями, так же, как это делается с поставщиками. Контрагентам направляются акты, в документах указываются данные собственного учета. А покупатели укажут свои. Так можно выявить просроченные долги по отгруженным товарам, для которых в бухучете обязательно надо создавать резерв по сомнительным долгам.
голосов: 11
