Правила заполнения справки 2-НДФЛ за 2012 год
17 Фев 2013 | Новости | Бухгалтер | 3 397 | 
голосов: 17
Отчитаться о доходах своих работников за 2012 год надо до 1 апреля 2013 года по форме 2-НДФЛ, которая не изменилась с прошлого года.
Простое правило - если отчитаться надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполнить 2-НДФЛ надо обязательно в электронном виде, а передать их можно на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.
Если справки передаются на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму можно найти в Приложении № 1 к . Заполните ее нужно в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
Один работник - одна справка по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов – 9 процентов.
Следовательно, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Для этого, по рекомендации , разделы 3 и 5 заполняются по каждой ставке отдельно.
В форме 2-НДФЛ отражаются все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки? Здесь отражается общая сумма дохода, налоговая база и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно - эти суммы заносятся в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 4 .
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм перечислили тоже в 2013 году. Такие суммы надо отражать в справке за 2012 год, ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в .
То есть декабрьскую заработную плату надо включать в общую сумму доходов за 2012 год, эти данные отражают в строке 5.1 справки. А уплаченный в январе НДФЛ отражается по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляется
Если с доходов работников удержана одна сумма, а в бюджет перечислена больше – это техническая ошибка. Подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывается.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает .
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ, то есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета, а к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подать заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, показывается в справке, только если к этому моменту работнику еще не вернули излишки
Если обнаружено, что по итогам 2012 года по ошибке у работника удержали больше, чем нужно, то в этом случае надо вернуть переплату этому сотруднику и зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из .
В течение 10 дней после того, как была найдена ошибка, надо сообщить о ней работнику. После этого есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги, причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация -исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течении года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, возвращены ли деньги работнику. Предположим, это не было сделано к тому дню, когда стали составлять справки. Тогда надо пересчитать начисленный НДФЛ, и верную сумму отразить по строке 5.3, а переплату – по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между суммой по строке 5.3 и возникшими излишками.
Если же до заполнения справки успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, его необходимо отнести к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников указываются в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2011 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы – «2000», отпускных – «2010». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не стоит теряться - доходы, кодов для которых нет в приказе, ставить нужно с признаком «4800» – он предусмотрен для иных выплат.
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносятся
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит . Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) подробно рассказано в следующем подразделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, надо проставить суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет применили – его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы надо показать код «510», а в графе 5 – 4000 руб.
Точно так же надо заполнять раздел 3, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями и .
Стандартные вычеты на детей
В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. – на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. – на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб.
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Отразить их надо в особом разделе справки – 4.1. Здесь показывается код каждого вычета и его сумма.
Стандартные вычеты предоставляются сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можно смело отказывать сотруднику, так как такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Ошибки бухгалтера тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года кому-нибудь из сотрудников такой вычет был предоставлен, то в форме 2-НДФЛ надо указать номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Форма уведомления утверждена .
Причем, даже если работник принес уведомление не с начала года, предоставить имущественный вычет ему нужно с января. Реквизиты уведомления ИФНС указываются в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумма – в разделе 4.1.
Уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому надо проверить, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можно не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет правильный вариант уведомления.
голосов: 17
