Налоговый учет расходов на мобильную связь
15 Сен 2013 | Статьи | Бухгалтер | 2 735 | 
голосов: 1
Многие компании оплачивают мобильную связь для своих работников, что вызывает целый ряд вопросов, связанных с учетом суммы, покрывающей стоимость телефонных переговоров, при расчете налога на прибыль.
В статье даны ответы на следующие вопросы: нужно ли определять величину расходов на звонки и каким способом это лучше сделать? Как учесть затраты на телефонные аппараты и на сим-карты для них?
Способы определения суммы расходов на мобильную связь
Существует два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.
Второй способ - изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. Выдавать работнику деньги необязательно, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.
Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для бухгалтера, в том, что он всегда будет готов обосновать расходы на связь налоговым инспекторам, которые зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. В целом же плюс для руководства состоит в том, что можно следить за тем, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.
У данного способа есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.
Плюсом лимитирования является то, что компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Другими словами, становится заранее известно, сколько денег нужно заплатить за переговоры того или иного сотрудника, что в свою очередь позволяет планировать бюджет.
И у данного способа также существуют минусы. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, придется периодически индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ, а это дополнительные расходы.
Какой бы из способов не выбрала бы компания, в целях контроля над расходованием средств сотрудниками, необходимо разработать правила пользования служебными мобильными телефонами.
Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть не только служебные, но и личные переговоры сотрудников. И в данном случае не важно, каким способом ведется учет расходов на мобильную связь: детализацией или лимитированием. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.
Если работник компенсирует затраты компании на его личные звонки, то действовать необходимо следующим образом. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, нужно списать потраченные суммы в составе прочих (подпункт 25 пункта 1 ). Сама же сумма, которую возместит сотрудник, отражается как внереализационный доход.
Если же сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги, то стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.
Пример
ООО "Вега", применяющее общий режим налогообложения, в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.
Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка следующая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.
В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили. Проводки следующие:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.
Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.
Учет расходов на корпоративные сим-карты и сами телефоны
Корпоративной считается только та сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 , п. 1 , 2 ).
Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании и состоит у него на балансе. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб, а значит их можно отнести к материальным расходам. Такие расходы можно списать целиком и сразу.
Если сотрудник использует собственную сим-карту или личный сотовый телефон, чтобы вести служебные переговоры, то согласно , ему нужно выплачивать денежную компенсацию. Причем размер компенсации можно установить любой, а деньги выплачивать можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.
Компенсацию можно списать в составе прочих расходов (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Кроме того, нужно оформить дополнительный документ, например приказ, в котором надо прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.
Учет в расходах платы за дополнительные услуги связи
Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т.д. При расчете налога на прибыль такие расходы списываются как прочие (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т.д.
Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь нужно ориентироваться на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можно внести аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.
Документы необходимые, для подтверждения расходов на мобильную связь
Без проблем списать затраты на услуги сотовой связи удастся, если в наличии есть следующий комплект документов:
- правила пользования служебными мобильными телефонами;
- утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь;
- трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
- договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.
Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их можно подавать вместе с заявлением на компенсацию.
голосов: 1
