Правила для первичных документов в учетной политике в 2013 году
17 Фев 2013 | Новости | Бухгалтер | 6 395 | 
голосов: 22
Формы первичных документов желательно установить именно в учетной политике. Преимущества и недостатки самостоятельно разработанных бланков.
В начале 2013 года компаниям непременно придется пересмотреть свою учетную политику. Это стало следствием того, что внес существенные изменения в правила бухучета, в том числе связанные с первичными документами.
Составить полноценную учетную политику теперь нужно и компаниям, которые применяют упрощенную систему налогообложения, так как с 2013 года они обязаны вести бухучет наравне с остальными.
Формы первичных документов желательно установить в учетной политике
Главное изменение, которое внес Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, касается первичных документов. Теперь унифицированные формы стали необязательными и компания сама выбирает, какие бланки использовать.
Выбранные организацией формы первичных документов утверждает руководитель. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Из этой нормы можно сделать вывод, что формы первичных документов достаточно утвердить отдельным приказом руководителя, а в учетной политике их можно не приводить. Но это не совсем так. Из пункта 4 следует, что в учетной политике компании должны быть установлены формы первички. А это ПБУ никто не отменял. Более того, в новом законе прямо указано, что действующие ныне правила ведения бухгалтерского учета и составления бухотчетности применяются вплоть до того момента, как чиновники утвердят новые федеральные и отраслевые стандарты. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 30 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Следовательно, как и прежде, в учетной политике лучше устанавливать все необходимые правила, касающиеся первичных документов. А их формы приводить в приложении к ней.
Налоговики и раньше при проверках всегда изучали тот раздел, который посвящен первичке. Так как, согласно пункту 1 , от этого зависит учет расходов при расчете налога на прибыль. Не менее важна первичка и для вычетов НДС, что установлено в пункте 1 .
Теперь же положения учетной политики, касающиеся первичных документов, приобретают еще большее значение, поскольку компания сама определяет, какие формы использовать, а следовательно, какие документы будут основанием для расчета налогов. Следовательно, необходимо тщательно продумать формулировки для учетной политики.
Чем удобны унифицированные формы
Как мы не раз писали, проще всего продолжать использовать привычные унифицированные формы первичных документов, тем более что они не отменены. Соответствующие постановления Госкомстата России продолжают действовать, но утвержденные ими формы стали необязательными.
Преимущество стандартных форм заключается прежде всего в том, что они забиты в бухгалтерских программах, и поэтому их не понадобится дорабатывать.
Также унифицированные формы не придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых установлен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Как правило, во всех этих бланках нужные реквизиты есть. Также стандартные формы хорошо знакомы контрагентам и с этой точки зрения не будут вызывать у них вопросов. Не менее существенно и то, что к унифицированным формам привыкли налоговики.
В результате, если компания использует унифицированные формы первичных документов, в учетной политике это можно записать, например, так:
«Для учета торговых операций применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132».
Однако, есть и минус. Многие унифицированные бланки содержат массу всевозможных реквизитов, и если не все они заполнены, у налоговиков обычно возникают претензии. Поэтому по унифицированным бланкам покупатели будут по-прежнему сталкиваться с придирками контролеров, а продавцы – с просьбами клиентов переделать документ.
Преимущества и недостатки самостоятельно разработанных первичных документов
Для разработки собственных форм первички, за основу можно взять те же унифицированные формы, но удалить из них лишние реквизиты. К примеру, если компания торгует только товарами, которые измеряются не весом, а упаковками или штуками, можно убрать из накладной № ТОРГ-12 показатели массы. Преимущества здесь очевидны – не придется заполнять ненужные данные. Однако все же следует проверить, чтобы во всех модифицированных бланках были обязательные реквизиты, а также перенастроить бухгалтерскую программу.
В учетной политике надо указать на тот факт, что компания будет использовать самостоятельно разработанные формы, и привести эти бланки в приложении. Пример формулировки таков:
«Для учета торговых операций применять формы товарной накладной, акта об установленном расхождении при приемке товаров… приведенные в приложении № 3».
Утверждая бланки первички, можно не предусматривать в них наличие печати, поскольку она не входит в перечень обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В этом случае в разработанных бланках не надо указывать место для печати «М.П.». Это можно сделать для внутренней первички компании.
Можно обойтись без печати и на документах, которые подписываются с контрагентами, при условии, что это не вызовет у них возражений. Однако, документ, заверенный печатью, выглядит более весомым и для партнеров, и для налоговиков.
Документы, которые придется составлять по унифицированным формам
Не все первичные документы можно составлять по формам, разработанным самостоятельно. Дело в том, что помимо закона о бухучете есть и другие нормативные акты, которые регламентируют бланки первичных документов. Это подчеркнули и чиновники из Минфина России в .
Документы, для которых необходимо применять исключительно бланки, установленные в нормативных актах.:
- Кассовые документы;
- Платежные документы;
- Транспортная накладная.
Кассовые документы. Порядок кассовых операций устанавливается , утвержденное Банком России.
Согласно этому положению компания должна использовать следующие унифицированные формы, утвержденные в :
- Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
- Расходный кассовый ордер (№ КО-2);
- Кассовая книга (№ КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);
- Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);
- Платежная ведомость (№ Т-53).
Платежные документы. Для документов, которые используют при безналичных расчетах, тоже нельзя разрабатывать свои формы. Речь идет о платежном поручении, платежном требовании и других документах. По отношению к ним нужно по-прежнему выполнять требования, установленные в .
Транспортная накладная. Транспортная накладная имеет массу реквизитов, и заполнять этот документ достаточно сложно, поэтому может возникнуть соблазн утвердить вместо стандартной формы свой бланк. Однако так делать не стоит.
Накладная подтверждает заключение договора перевозки. Форма данной накладной и порядок ее заполнения устанавливаются в правилах перевозки грузов. Это указано в пунктах 1 и 2 .
На основании этих норм закона правительство и утвердило форму транспортной накладной в . Таким образом, исходя из других нормативных актов, бланк транспортной накладной обязателен для применения всеми компаниями.
Сложности, которые могут возникнуть с двусторонними документами
То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.
Предположим, компания закрепила в учетной политике определенную форму первичного документа, к примеру, разработанный бланк акта приемки-передачи основных средств. При продаже такого объекта компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает, потому-что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств № ОС-1.
Если компания переделает акт на стандартную форму, то ситуация с контрагентом будет урегулирована. Однако нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.
Ведь получается, что в учетной политике будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует, раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по , размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.
Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.
Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора, чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.
Если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.
Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам. Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку:
«По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».
Согласовать с контрагентами формы бумаг можно непосредственно в договоре. Если же в соглашении не будет сказано о формах первички, то согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:
«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.
Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».
Таким образом, используя положения учетной политики, можно обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании.
голосов: 22
