Оформление и налоговый учет командировки
29 Сен 2013 | Статьи | Бухгалтер | 2 067 | 
голосов: 3
В статье, в виде таблицы, отображены все моменты связанные с оформлением документов и учетом расходов при командировке сотрудников.
Какие документы нужны оформить при направления работника в командировку? Какие расходы, связанные с командировкой можно учесть в базе по УСН? Как учесть расходы на командировки? Ответы на эти вопросы даны в наглядных таблицах ниже.
Порядок оформления командировки
| Документ, который нужно оформить | Требования к оформлению |
|---|---|
| Перед началом командировки | |
| Служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а) | Подписывается непосредственным руководителем командированного работника и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом |
| Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а) | Оформляется на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом |
| Командировочное удостоверение (форма № Т-10) | При командировках по России выписывается на основании приказа о направлении работника в командировку. По загранкомандировкам не выписывается, если в загранпаспорте делается отметка о пересечении госграницы страны, которую посещает сотрудник |
| По итогам командировки | |
| Отчет о выполнении служебного задания (форма № Т-10а) | Является частью ранее заполненного служебного задания. Составляется командированным работником одновременно с авансовым отчетом и согласуется с непосредственным руководителем |
| Авансовый отчет (форма № АО-1) | Составляется командированным работником и сотрудником бухгалтерии (каждый заполняет отчет в своей части). Командированный работник составляет отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 4.4 ). Сотрудник бухгалтерии оформляет свою часть в сроки, установленные локальным нормативным актом. Проверенный бухгалтером отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом |
Перечень основных командировочных расходов
| Вид расхода | Какие траты считаются обоснованными | Какими документами траты подтверждаются |
|---|---|---|
| По итогам командировки | ||
| Суточные | Любые дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места своего жительства. Возмещаются за каждый командировочный день, включая выходные и праздники, а также дни нахождения в пути и вынужденной остановки (п. 10 и 11 Положения № 749*) | Приказ о направлении работника в командировку, проездные документы, а также командировочное удостоверение или копия листов загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Также в организации должен быть разработан локальный нормативный акт, где будут установлены нормы выплачиваемых суточных для разных стран (п. 2 , п. 1 ) |
| Расходы на проживание | Стоимость бронирования и найма жилого помещения, оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Исключение - обслуживание в барах, ресторанах и самом номере, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, пляжем, спортивно-тренажерным залом). Такие траты обоснованными не считаются (п. 14 Положения № 749, подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, абз. 3 подп. 12 п. 1 ) | Проживание в гостинице может подтверждаться бланками строгой отчетности либо чеками ККТ и счетом или счетом-фактурой, где указано, что оплата произведена за услуги по проживанию (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ) |
| Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно | Плата за услуги по оформлению проездных документов, стоимость билетов на проезд от места работы к месту командировки и обратно, включая проезд общественным транспортом к аэропорту, вокзалу, станции, если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плата за пользование в поездах постельными принадлежностями (п. 12 и 22 Положения № 749) | Проездные документы. Если билет электронный, то понадобится его распечатка (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). При авиаперелетах также - посадочный талон () |
* Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное .
Порядок налогообложения командировочных расходов*
| Вид расхода | НДФЛ | Страховые взносы и взносы на травматизм |
|---|---|---|
| Суточные | Не облагаются суммы в пределах 700 руб. за каждый день командировки по России и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ) | Не облагаются (ст. 9 Закона № 212-ФЗ** и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ***) |
| Расходы на проживание | Если подтверждены документально, не облагаются в полном объеме. Иначе не облагаются суммы только в пределах 700 руб. за каждый день командировки по России и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ) | Если подтверждены документально, не облагаются в полном объеме. Иначе не облагаются суммы только в пределах норм, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 9 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ и ) |
| Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно | Не облагаются в полном объеме, если подтверждены документально (п. 3 ст. 217 НК РФ) | Не облагаются в полном объеме, если подтверждены документально (ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ) |
| Прочие расходы | ||
* При расчете единого налога по УСН командировочные расходы учитываются в полной сумме при наличии подтверждающих документов (подп. 13 п. 1 ).
** .
*** .
голосов: 3
