Изменения кадрового документооборота в 2013 году
9 Фев 2013 | Новости | Бухгалтер | 5 490 | 
голосов: 28
Все унифицированные формы документов, с начала этого года, были отменены, поэтому организации вправе сами разработать формы первичных бланков кадрового документооборота. Однако и здесь есть некоторые исключения.
Кроме бюджетных организаций, разрабатывать свои формы первичных документов теперь может любая компания. Однако компания может и дальше продолжать использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Как отмечалось ранее, рекомендуется утверждать и применять в организации старые унифицированные формы, идентичные госкомстатовским либо с минимальными изменениями. С одной стороны, старые формы содержат много лишней информации, но как показывает практика, с точки зрения судебных споров, лучше применять формы, похожие на те, к которым все привыкли.
Что именно изменилось в кадровом делопроизводстве
С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено . Главное условие, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.
Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость ( форма № Т-49 ) и платежная ведомость ( форма № Т-53 ). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.
| Документ | Поможет |
|---|---|
| Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов | |
| Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных | |
| Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году | |
| «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации» | Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора |
Выбираем, унифицированная или собственная форма
Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений. Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.
Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета
| Цель | Формы «Т» | Неунифицированные формы |
|---|---|---|
| Разработать и утвердить формы в короткие сроки | Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи) | Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта |
| Учесть специфику организации | Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять | Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов |
| Выиграть трудовой спор | Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам | Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы |
| Автоматизировать учет кадров | Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам | Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета |
Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:
- удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;
- добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.
Первичные бланки документов или изменения в прежние формы?
Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию ( п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров.
Для оптимизации делопроизводства необходимо использовать в бланках:
- трафаретные тексты;
- наборы стандартных фраз и выражений.
Излагать информацию нужно максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.
На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, можно лучше структурировать документ, сделать его более понятным (образец ниже). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.
Утверждение формы приказом руководителя
Новые формы первичных документов нужно закрепить приказом руководителя (образец ниже). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.
голосов: 28
